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HR-Abteilungen sind am häufigsten betroffen

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet, für all seine registrierten Domains verantwortlich – unabhängig davon, ob diese aktiv sind oder nicht. Es ist dabei kein Geheimnis, dass HR-Abteilungen beträchtliche Mengen an personenbezogenen Daten erfassen.

Die meisten Unternehmen haben die internen HR-Prozesse bereits gestrafft, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten. Jedoch sind Mitarbeiterdaten auf der Unternehmens-Website oft verborgen – aber dennoch öffentlich zugänglich.

1. Personenbezogene Daten finden

Der Konformitätsprozess beginnt mit einer Übersicht: Sie müssen genau wissen, wo Mitarbeiterdaten auf den verschiedenen Domains und Webseiten Ihres Unternehmens gespeichert sind. Finden Sie auf Ihrer Website sofort die Daten eines aktuellen Mitarbeiters, eines ehemaligen Mitarbeiters oder eines Bewerbers. Eine Übersicht mit Namen, E-Mail-Adressen und mehr gibt Ihnen die Möglichkeit, gefährdete Daten zu kontrollieren.

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2. Prozess automatisieren

Sobald Sie einen Überblick darüber haben, wo personenbezogene Daten gespeichert sind, ist es wichtig, ein System für die Verwaltung, Entfernung und Überwachung dieser Mitarbeiterdaten zu benutzen. Die Automatisierung relevanter Prozesse erleichtert Ihnen diese Aufgaben: Legen Sie für Ihre Websites benutzerdefinierte Richtlinien fest, um automatisch potenzielle Risiken aufzuspüren – wie z. B. veröffentlichte ID- oder Telefonnummern.

Das „Recht auf Vergessenwerden“ der DSGVO schreibt zudem vor, dass ein Unternehmen die personenbezogenen Daten einer betroffenen Person auf Anfrage löschen muss. Die Verwendung eines Tools zum Entfernen und Markieren von Daten (falls diese wieder auftauchen) unterstützt die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen und ermöglicht es Ihnen, das bereits Erreichte im Auge zu behalten.

Websites, Dateien, HTML-Codes und Metadaten durchsuchen

3. Konformitätsmaßnahmen dokumentieren

Das Dokumentieren Ihres Datenmanagements ist der Schlüssel zur Einhaltung der DSGVO. Wenn Ihr Unternehmen der Datenanfrage eines Mitarbeiters nachgekommen ist, sollten Ihre durchgeführten Maßnahmen stets dokumentiert werden. Dies ist von Vorteil, falls Sie den zuständigen Behörden nachweisen müssen, inwieweit Ihr Unternehmen die jeweilige Anfrage erfüllt hat.

Wir unterstützen über 6.000 Unternehmen weltweit.

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